ZAŁĄCZNIK NR 4 
do Regulaminu Wydziału 

Instrukcja Wydziału Architektury Budownictwa 
i Gospodarki Przestrzennej

Wykonywanie  niektórych czynności 
kancelaryjnych w wydziale  ABP

         Na podstawie: Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu  ( Dz. U. nr 160, poz. 1074 z późn . zm.). 

1. Pracownik sekretariatu Wydziału przyjmuje korespondencję składaną bezpośrednio 
    w Wydziale i przekazaną  z sekretariatu Starosty i kancelarii Starostwa.
2. Pracownik sekretariatu Wydziału sprawdza wstępnie wniesienie opłaty skarbowej i 
    na prośbę wnioskodawcy  dokonuje  zwrotu  dowody zapłaty opłaty skarbowej. 
3. Pracownik sekretariatu Wydziału rejestruje ją w korespondencyjnym spisie spraw 
    (dzienniku korespondencji) i przekazuje Dyrektorowi wydziału.
4. Dyrektor wydziału przeglądając korespondencję 
    a/ decyduje, którą korespondencję załatwia sam
    b/ przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez pracowników   
    merytorycznych.
5. Pracownik sekretariatu Wydziału przekazuje korespondencję wyznaczonym 
    pracownikom merytorycznym.
6. Pracownik merytoryczny rozpatrując podanie sprawdza, czy wniesiono opłatę we 
    właściwej wysokości. Jeżeli w wyniku dokonania czynności urzędowej nie jest   
   wydawany dokument, adnotację o opłacie skarbowej zamieszcza na wniosku lub 
   zgłoszeniu.
7. Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej  powstaje:
     a/ od dokonania czynności urzędowej - z chwilą dokonania zgłoszenia lub złożenia   
         wniosku o dokonanie czynności urzędowej;
     b/ od wydania zaświadczenia - z chwilą złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia;
     c/ od wydania zezwolenia ( pozwolenia, koncesji) - z chwilą złożenia wniosku o 
         wydanie zezwolenia ( pozwolenia, koncesji);
     d/ od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury 
         oraz od jego odpisu, wypisu lub kopii - z chwilą złożenia dokumentu w organie 
         administracji  publicznej.
8. Jeżeli podanie nie spełnia wymogów formalnych i nie wniesiono należnej opłaty 
    skarbowej, pracownik merytoryczny wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku 
    ( wniesienia opłaty skarbowej) w terminie 7 dni z pouczeniem, że w razie 
    niewykonania tego obowiązku podanie pozostanie bez rozpatrzenia, podlega 
    zwrotowi lub czynność uzależniona od zapłaty zostanie zaniechana.
9. Skreślony. 
10.Pracownik merytoryczny po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza czy pismo 
     dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym  
     wypadku zwraca się do pracownika sekretariatu o przekazanie akt z archiwum 
     podręcznego           i   dołącza do akt sprawy. Fakt wydania akt z archiwum 
     podręcznego potwierdzany jest     w wykazie akt  archiwum podręcznego.
11.Za dokumenty pobrane z archiwum wydziału odpowiada pracownik merytoryczny. 
     Dokumenty przechowuje w zamkniętej szafie.
12.Pracownik merytoryczny rozpatrując podanie sprawdza wniosek pod względem  
     formalnym, merytorycznym, przygotowuje projekty pism, decyzji, postanowień i 
     uzgadnia z Dyrektorem Wydziału.  
13. Wszystkie wnioski kończące się decyzją  pracownik merytoryczny prowadzący 
    sprawę zaopatruje w „kartę uzgodnień”.
     a/ karta uzgodnień określa podstawowe dane niezbędne dla sporządzenia spisów, 
         rejestrów i informacji określonych odrębnymi przepisami oraz stanowiska i uwagi 
         pracowników Starostwa uczestniczących w opiniowaniu wniosku.
      b/karta uzgodnień jest dokumentem wewnętrznym służącym do przygotowania 
         odpowiedzi dla wnioskodawcy. Opinie w niej zawarte muszą być wyczerpujące na 
         aktualnym etapie rozpatrywania wniosku, opatrzone datą i podpisem osoby
         opiniującej.
      c/opinie zawarte w karcie uzgodnień są podstawą do przygotowania przez 
         prowadzącego sprawę dokumentu zewnętrznego i są wiążące w momencie 
         podpisania przez Dyrektora .
      d/za przekazywanie wnioskodawcy niepełnych opinii i nieuzgodnionych żądań 
         wyłączną odpowiedzialność ponosi osoba przekazująca.
      e/obowiązuje jednolity wzór karty uzgodnień dla całego Wydziału. 
14. Po skompletowaniu wniosku, a przed wydaniem decyzji pracownik merytoryczny    
      z udziałem osoby towarzyszącej - w uzasadnionych przypadkach , przeprowadza 
     oględziny w terenie. 
      a/ z oględzin sporządzany jest protokół, który podpisują przedstawiciele Wydziału 
         oraz Inwestor bądź jego pełnomocnik. Protokół dołączany jest do akt sprawy. 
      b/o terminie oględzin wnioskodawca powiadamiany jest na piśmie. Termin ten 
         powinien być wcześniej telefonicznie uzgodniony z wnioskodawcą. Fakt 
         uzgodnienia terminu pracownik merytoryczny odnotowuje na wniosku z podając 
        nazwisko osoby  uzgadniającej oraz datę rozmowy.
     c/ uzgodniony termin oględzin przekazywany jest do wiadomości wydziału obsługi   
         w celu zarezerwowania środka transportu.   
   d/o nieprawidłowościach stwierdzonych w trakcie oględzin pracownik merytoryczny    
      niezwłocznie powiadamia Dyrektora.
15. Po ostatecznym uzgodnieniu sposobu załatwienia sprawy - pracownik merytoryczny 
      przygotowuje czystopis dokumentu i przekazuje do podpisu Dyrektora.
16. Podpisaną korespondencję pracownik sekretariatu Wydziału wpisuje do rejestrów, 
      nadaje  numery i znaki.
17. Pracownik sekretariatu Wydziału na bieżąco umieszcza w Biuletynie Informacji 
      Publicznej informacje o etapie załatwiania sprawy ( status sprawy ).
18. Skreślony.
19. Pracownik sekretariatu Wydziału wydaje wnioskodawcy decyzje wraz 
     z załącznikami.
20. Pracownik sekretariatu Wydziału przekazuje pracownikowi kancelarii Starostwa 
      korespondencję przeznaczoną do wysłania Wnioskodawcy.
21. Sprawy nie załatwione ostatecznie i będące w toku rozpatrywania przechowywane 
      są  w archiwum podręcznym.